CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
MENSAGEM AMEND
AMEND COSMÉTICOS é sinônimo de beleza, cuidado e conexão com a verdadeira essência de cada um.
Para continuar inovando e crescendo de maneira sustentável e responsável, a AMEND implementou seu Programa de Integridade e Compliance, com o objetivo de orientar a todos sobre como se relacionar de acordo com o “DNA AMEND”.
O primeiro passo em direção a essa nova jornada é conhecer e agir de acordo com este Código de Ética e Conduta, documento que orienta a todos sobre como agir e manter a integridade nas relações, contribuindo para a formação de um ambiente de trabalho saudável e próspero.
Além de descrever as condutas que esperamos de todos, este Código também traz os Canais de Denúncia, que servirão para comunicar infrações ou suspeita de infrações ao Código de Ética e Conduta e outras normas e políticas internas, permitindo denúncias anônimas e garantindo total sigilo.
Contamos com você para preservar e proteger nossa empresa, agradecendo por fazer a sua parte.
AMEND, a beleza inspira!
DEFINIÇÕES
Sempre que você ler neste Código os termos abaixo, eles deverão ser entendidos da seguinte forma:
• “AMEND” deverá ser entendida como sendo a AMEND COSMÉTICOS.
• “Código” quer dizer Código de Ética e Conduta.
• “Comitê” faz menção ao Comitê de Ética e Compliance.
• “Compliance”, de maneira geral, é um termo derivado do inglês to comply, que significa estar de acordo com determinada regra, padrão, procedimento lei ou conduta esperada. O termo também é usado para definir a Área de Compliance AMEND, responsável pela gestão deste Código.
• “Colaborador”, aqui, representa o funcionário AMEND.
• “Pessoas” representam todos aqueles que se relacionam e/ou atuam em nome da AMEND, podendo ser, parceiros, investidores, fornecedores, acionistas, conselheiros, diretores, gerentes, colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e outros.
INTRODUÇÃO
Este Código de Ética e Conduta é mais um exemplo da transparência e do profissionalismo com que desejamos conduzir os negócios da Amend Cosméticos (“Amend”). É nosso compromisso defender aquilo em que acreditamos, adotando uma postura responsável, ética, transparente e de respeito mútuo entre a Amend e todos aqueles com quem nos relacionamos, incluindo, mas não se limitando, aos seus acionistas, conselheiros, diretores, gerentes, funcionários, fornecedores e prestadores de serviço (“Pessoas”).
Estão expressas neste Código de Ética e Conduta as principais condutas que devem orientar as atividades e relações da Amend, de nossos colaboradores e daqueles que venham a falar em nome da empresa. A segurança dos direitos e obrigações da Amend de todos que estão ligados a nós é fortalecida a partir do momento em há comprometimento com os ideais dispostos neste Código de Ética e Conduta.
Esperamos que cada um de nossos colaboradores e todos aqueles que se relacionem conosco sejam a extensão de nossa visão, missão e valores, atuando como um verdadeiro exemplo de ética e conduta, segundo as normas e orientações previstas neste Código.
Entenda, pratique e multiplique esses princípios. Nós contamos com você!
OBJETIVO DESTE CÓDIGO
O Código de Ética e Conduta é o resultado dos valores que nasceram com a Amend, e consagra os muitos anos de ética e integridade, devendo ser observado por todos os nossos colaboradores e por todas as pessoas que se relacionam conosco, tornando-se um padrão para o relacionamento interno e externo da Amend, incluindo as diretrizes sobre a proteção da prevenção à corrupção, administração ética de conflitos de interesse reais ou aparentes com os seus públicos de interesse, concorrência e prevenção à lavagem de dinheiro, contemplando o nosso posicionamento em relação a conflitos que possam surgir, influenciando nas nossas decisões, e tendo como premissa a integridade da nossa conduta, a transparência nos atos, o respeito, a responsabilidade com a sociedade e com o meio ambiente.
Neste sentido, o Código de Ética e Conduta tem como objetivos:
• Fortalecer a imagem da Amend;
• Orientar para que nossos colaboradores se sintam seguros para fazer o que é certo, da maneira certa;
• Vedar condutas em desconformidade com os valores da Amend;
• Promover a responsabilização por atos e condutas que violem as regras aqui estabelecidas ou a legislação aplicável;
• Disponibilizar um canal aberto para receber e apurar casos de descumprimento do Código de Ética e Conduta, garantindo a preservação da identidade e o sigilo de informações;
• Assegurar um ambiente de trabalho saudável, motivador e com uma postura corporativa digna e transparente, visando uma sociedade mais justa;
• Assegurar que todas as decisões tomadas pela Amend observem as leis vigentes e sejam regidas por elevados padrões de conduta ética;
• Garantir, por meio do nosso comportamento, a segurança dos colaboradores da Amend e de todas as pessoas que com ela se relacionem.
MISSÃO E VALORES CULTURAIS AMEND
A Amend busca ser reconhecida como uma empresa que contribui para um mundo mais belo por meio do empreendedorismo, desenvolvendo e oferecendo produtos cosméticos inovadores, de forma sustentável e socialmente rentável. Buscamos excelência e bem-estar, atuando com respeito e valorização às pessoas.
Nossa Missão - Criar a melhor experiência com produtos de beleza inovadores, cuidando da autoestima e bem-estar, de forma sustentável e socialmente responsável.
Nossa Visão - Ser uma das melhores empresas de capital nacional especializada no segmento capilar, mantendo um ambiente inovador e único para se trabalhar.
NOSSOS VALORES – Buscam
1- TRANSPARÊNCIA NAS RELAÇÕES
2- JOGAMOS JUNTOS
3- CORAGEM DE OUSAR
4- COMPROMISSO COM O QUE É CERTO
5- PAIXÃO PELO QUE FAZ
As Competências da AMEND
1- AGILIDADE
2- ESTRATÉGIA E INOVAÇÃO
3- PRONTIDÃO PARA APRENDER
4- INTELIGÊNCIA EMOCIONAL E SOCIAL
5- RESILIÊNCIA
6- OLHAR PARA A EXPERIÊNCIA DO CLIENTE
7- CUIDADO COM GENTE
6. LEIS E REGULAMENTAÇÕES
A Amend respeita e atua de acordo com as leis vigentes no Brasil e dos demais países em que atua.
Nossos colaboradores, fornecedores, parceiros, representantes, clientes e todos aqueles que agem nosso nome ou que se relacionam conosco têm a obrigação de observar as diversas leis anticorrupção, nacionais e leis internacionais.
7. CONSEQUÊNCIAS DA VIOLAÇÃO DAS DIRETRIZES DESTE CÓDIGO
Havendo qualquer suspeita ou denúncia de violação às diretrizes deste Código, ela será devidamente investigada e apurada pelo Comitê de Ética e Compliance, a fim de aplicar as medidas disciplinares cabíveis, como advertência, desligamento (inclusive por justa causa), rescisão de contrato e processos judiciais cíveis e/ou criminais em caso de violação de lei.
A QUEM ESTE CÓDIGO SE APLICA
Este Código se aplica aos acionistas, conselheiros, diretores, gerentes, funcionários, fornecedores, prestadores de serviço e todos os que se relacionam com a Amend (“Pessoas”), sem exceções, que devem conhecer e zelar pelo cumprimento deste Código de Ética e Conduta, tendo os mesmos compromissos éticos, independentemente do cargo ou posição que ocupam.
9. RELACIONAMENTO COM PÚBLICO INTERNO
9.1. DIREITOS HUMANOS
Nós apoiamos os princípios contidos na Declaração Universal dos Direitos Humanos das Nações Unidas, e na Declaração dos Princípios e Direitos Fundamentais no Trabalho da Organização Internacional do Trabalho.
Acreditamos que o respeito aos direitos humanos deve ser assegurado aos nossos colaboradores e a todas as pessoas que interagem com a Amend. Nesse sentido, nossas políticas e procedimentos visam:
• Tolerância zero para trabalho escravo e exploração infantil;
• Ofertas de emprego justas, equitativas e de acordo com as leis vigentes;
• Diversidade e oportunidades iguais e justas a todos;
• Ambiente de trabalho livre de assédio, bullying, preconceito e discriminação de qualquer natureza, como a religiosa, racial, etária ou de opção sexual;
• Liberdade de associação;
• Condições de trabalho decentes e seguras;
• Confidencialidade das informações;
• Proteção à privacidade e intimidade.
9.2. PRECONCEITO E DISCRIMINAÇÃO
Estamos comprometidos em manter um ambiente de trabalho não discriminatório e equitativo, tratando todos de forma justa.
Nosso objetivo é fornecer oportunidades iguais a todos os candidatos a emprego e colaboradores, e nenhum tipo de preconceito ou discriminação será tolerado, inclusive com relação a remuneração e nas fases de contratação e treinamento.
Esperamos que você trate a todos com respeito e promova a diversidade em nosso ambiente de trabalho. Nenhum tipo de discriminação, humilhação, intimidação, exposição ao ridículo, hostilidade e constrangimento em nosso ambiente de trabalho será tolerado, seja com base em raça, nível social, nacionalidade, religião, idade, aposentadoria, invalidez, sexo, estado civil, orientação sexual, condição de saúde, gravidez, filiação a sindicato, filiação política ou outras características protegidas por lei.
9.3. DIREITO À PROTEÇÃO DA IMAGEM
A imagem dos colaboradores e de terceiros deverá ser preservada, e qualquer utilização, para fins comerciais ou não, de reproduções de características individuais, como fotos e arquivos de áudio e vídeo, deverá ser prévia e formalmente autorizada, observando-se as diretrizes traçadas em políticas e procedimentos específicos.
9.4. RELACIONAMENTO INTERNO
Nossos colaboradores são incentivados a ir além das expectativas e contribuir para o desenvolvimento de um ambiente inovador, refletido em produtos e serviços diferenciados e reconhecidos pelos clientes.
Nossas lideranças são orientadas a incentivar o desenvolvimento profissional de todos os níveis hierárquicos, visando a excelência de nossas atividades e clareza de objetivos.
Serão consideradas como condutas inaceitáveis a violação de quaisquer princípios, regras ou diretrizes de condutas descritas no presente Código de Ética e Conduta ou qualquer outra política ou eventual norma da Amend.
9.5. ABUSO DE PODER E ASSÉDIO
Queremos assegurar um ambiente de trabalho em que todos sejam tratados com dignidade, igualdade e respeito. Não toleraremos que qualquer colaborador, visitante, cliente ou qualquer outra pessoa em nosso local de trabalho esteja sujeita ou seja ameaçada por qualquer tipo de:
• Punição ou abuso físico e/ou psicológico
• Bullying
• Intimidação, humilhação ou degradação
• Comportamento injustificável por qualquer indivíduo ou grupo que crie um risco à saúde e segurança de outro, intencional ou não
• Assédio moral ou sexual, seja físico ou verbal
• Condutas abusivas na intenção de auferir qualquer tipo de vantagem
Serão aceitas apenas críticas legítimas, razoáveis e construtivas sobre o desempenho ou comportamento de um colaborador e outras pessoas que se relacionem com a Amend.
9.6. PATRIMÔNIO E RECURSOS FÍSICOS
A Amend investe continuamente em infraestrutura, equipamentos, materiais e treinamentos para o desenvolvimento de suas atividades. O uso deste patrimônio deve ser exclusivamente para fins profissionais e para desenvolvimento das atividades da Amend, não sendo tolerada a apropriação indevida de bens da Amend ou de qualquer de seus colaboradores ou terceiros.
O patrimônio da Amend deve ser resguardado e preservado por todos, não sendo tolerado mau uso ou depredação.
Em campanhas, eventos, demonstrações e similares, o acervo que compõe os ambientes não pode ser apropriado. Os bens devem ser entregues à Amend, que se responsabilizará pela distribuição, sorteio ou doação dos itens por meio do Departamento de Compliance.
9.7. SAÚDE E SEGURANÇA
Buscamos promover um ambiente seguro e saudável para os nossos colaboradores, clientes e para a sociedade como um todo.
Esperamos que todos respeitem todas as nossas políticas e procedimentos relacionados à saúde e segurança.
Caso identifique qualquer situação que coloque em risco sua integridade física ou de terceiros, você deve exercer seu direito de recusa e comunicar tal fato imediatamente ao seu gerente, ao Departamento de Compliance, ao Departamento de Recursos Humanos, ao Departamento de Segurança do Trabalho ou via Canal de Ética descrito neste Código.
9.8. ÁLCOOL, DROGAS E VIOLÊNCIA NO TRABALHO
A Amend incentiva o equilíbrio físico, emocional, intelectual e social de seus Colaboradores e incentiva a adoção e a manutenção de hábitos saudáveis para o bem-estar e a segurança de suas equipes, com as seguintes orientações:
• ÁLCOOL: É proibida a venda, posse, distribuição, uso, ingresso e/ou permanência de bebidas alcoólicas no ambiente de trabalho ou em qualquer outra atividade relacionada à Amend. Seu consumo, internamente, fica restrito às celebrações autorizadas pela diretoria responsável, sempre com moderação.
• DROGAS: É proibida a venda, posse, distribuição, uso, ingresso e/ou permanência de substâncias ilegais ou drogas nas dependências ou atividades relacionadas à Amend. Trabalhar sob a influência de drogas ou outras substâncias que prejudiquem sua capacidade de trabalhar com segurança e eficiência será considerada uma infração.
• PORTE DE ARMAS: É permitido exclusivamente aos profissionais de segurança devidamente treinados para o uso de armas. Os prestadores de serviço que eventualmente venham a utilizar armas como ferramenta de trabalho deverão estar devidamente autorizados, identificados e tecnicamente habilitados para tanto. Outros Colaboradores não poderão portar qualquer tipo de armas nas dependências ou atividades relacionadas à Amend.
• VIOLÊNCIA: Inaceitável, seja ela física, verbal, psicológica, sexual, patrimonial ou moral.
9.9. COMPORTAMENTO E VESTUÁRIO
A Amend valoriza a variedade de estilos e entende que roupas e acessórios são manifestações de preferências e personalidades, contudo, orienta seus Colaboradores a usarem roupas adequadas ao ambiente de trabalho, reuniões ou visitas aos clientes e eventos corporativos. A recomendação é evitar os exageros para que a roupa não se sobreponha ao profissionalismo e busque a melhor representatividade da Amend.
Os colaboradores deverão se apresentar devidamente uniformizados nas áreas de trabalho em que tal exigência é aplicável.
Nas áreas da Fábrica, todos deverão utilizar adequadamente os equipamentos de proteção individual pertinentes, quando o caso.
9.10. RELACIONAMENTOS AFETIVOS ENTRE COLABORADORES
A Amend não é contrária a relacionamentos afetivos e relações de parentesco entre colaboradores ou qualquer pessoa que represente ou se relacione com a Amend. Não são aceitas, porém, situações caracterizadas por relação de subordinação, direta ou indireta, atuação na mesma equipe ou em atividades que gerem e/ou caracterizem conflitos de interesses.
Diante deste cenário, a recomendação é comunicar a liderança e o Departamento de Recursos Humanos.
9.11. CONFLITOS DE INTERESSE E PRÁTICAS ANTICOMPETITIVAS
Um conflito de interesse, real ou potencial, existe quando o colaborador, ou qualquer pessoa que represente ou se relacione com a Amend, utiliza sua influência ou comete atos com o intuito de alcançar interesses particulares, que se contraponham aos interesses da Amend ou que possam causar-lhe danos ou prejuízos.
Não são toleradas a obtenção de benefícios individuais com o uso do nome da Amend e a manipulação de concorrências para selecionar fornecedores, novos colaboradores e parceiros de negócios a partir de critérios pessoais.
Os colaboradores e todos aqueles que representem ou se relacionem com a Amend não podem realizar atividades profissionais externas em organizações com interesses conflitantes ou que realizem negócios com a Amend. Isso se aplica a atividades como as de prestação de serviços de consultoria ou de ocupação de cargos funcionais.
Também são vetados vínculos próprios, ou por intermédio de terceiros, com fornecedores ou concorrentes da Amend, se o cargo que o colaborador ocupa conferir-lhe o poder de influenciar transações ou permitir acesso a informações privilegiadas. Nesse sentido, quando tratamos do relacionamento com os concorrentes prezamos pela transparência, sendo vedado: combinar, manipular, acordar ou ajustar com concorrente condições privilegiadas.
É proibido impor a clientes, distribuidores, representantes, terceiros preços de revenda, condições de pagamento, quantidades mínimas ou máximas, margens de lucro ou quaisquer outras condições de comercialização, ou ainda, discriminar clientes, terceiros, fornecedores de bens ou serviços, em situações equivalentes, praticando condições diversas.
Qualquer outra situação em que possa se caracterizar o conflito de interesse deverá ser esclarecida com o supervisor ou encaminhada ao Canal de Ética para averiguação, sendo que a Amend não tolerará nenhum tipo de retaliação por queixas ou informações relacionadas à má conduta que tenham sido feitas de boa-fé.
9.12. PROPRIEDADE INTELECTUAL
A propriedade intelectual é um bem intangível e estratégico para a Amend. Entende-se por propriedade intelectual marcas, inovações, aperfeiçoamentos, processos, produtos, projetos, modelos, informações financeiras, comerciais ou de mercado, ideias, know-how, formulações ou qualquer outra atividade de cunho não material desenvolvida na Amend ou por contratação dela.
Todos os direitos patrimoniais referentes aos bens da propriedade intelectual que venham a ser criados, direta ou indiretamente pelos colaboradores da Amend, mesmo que suas funções não guardem relação com o desenvolvimento de pesquisas ou invenções, são, de forma gratuita, de propriedade exclusiva da Amend.
9.13. MÍDIA, PROPAGANDA E APRESENTAÇÕES PÚBLICAS
Os colaboradores e outros que representem ou se relacionem com a Amend não podem publicar nenhum conteúdo em nenhuma plataforma de mídias sociais a respeito da Amend sem permissão prévia e orientação dos seus respectivos responsáveis, a menos que a publicação seja parte de sua função na qualidade de colaborador da Amend ou tenha sido elaborada pelos departamentos responsáveis da Amend para ser compartilhada livremente por qualquer colaborador ou terceiros autorizados.
Para realizar tais ações, os responsáveis pelo conteúdo devem cumprir todas as políticas da Amend, incluindo políticas sobre confidencialidade, proteção de dados/privacidade e propriedade intelectual. Ao publicar conteúdo em sua rede pessoal, espera-se que você deixe claro que não está falando em nome da Amend, a menos que autorizado a fazê-lo.
É importante lembrar que tudo que for colocado nas redes sociais é acessível ao público em geral - ainda que postado sob a aparência de uma mensagem privada ou restrita a um grupo de pessoas -, sendo contrária às políticas da Amend qualquer discussão sobre informações confidenciais, comerciais ou privadas, bem como sobre outros colaboradores, sem a prévia e expressa autorização da Amend e dos clientes envolvidos, podendo resultar em ação disciplinar o desrespeito destas normas e suas infrações ser caracterizadas como atos incompatíveis com a política de privacidade da empresa.
Também esperamos que você, colaborador e/ou terceiro, sempre aja com discrição e exerça um bom julgamento nas mídias sociais, sempre interagindo com outros de maneira lícita e respeitosa.
9.14. INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS E INTERAÇÕES SOCIAIS
Em algumas rotinas de trabalho, é natural que o colaborador ou aquele que represente a Amend tenha acesso a informações privilegiadas que digam respeito às estratégias de negócio da Amend.
São consideradas “informações privilegiadas” ou relevantes aquelas que permitam ou influenciem qualquer negociador numa tomada de decisão de compra, venda ou retenção de um negócio — venda de ações, ativos imobiliários, imóveis, contratações etc. —, e que não estejam divulgadas ou disponíveis em domínio público. Equivale, portanto, para fins da Amend, à conduta de vazar informações privilegiadas ou praticar negociações utilizando informações privilegiadas.
Por estarem ligadas à competitividade da Amend, essas informações devem permanecer confidenciais, não podendo ser divulgadas sob qualquer pretexto e nem utilizadas para obter qualquer tipo de vantagem ou favorecimento pessoal. Visando a garantir a segurança de tais informações, a Amend recomenda a observância da Política de Segurança da Informação e os seguintes cuidados especiais:
Em locais públicos:
• Em restaurantes, salas de aula, transporte público, táxis, eventos e assemelhados, o cuidado com o que se diz deve ser redobrado. A orientação é falar de negócios somente quando necessário e sempre com neutralidade e discrição.
• Quando falar ao telefone, respeite o sigilo das informações e procure adotar um tom de voz discreto, afinal, você está representando os interesses da Amend.
• Sendo locais de grande concentração de pessoas, muitas delas em viagem de negócios, os aeroportos demandam atenção especial. O uso de computadores em salas de espera e a bordo de aviões deve ser feito somente quando necessário e com a devida atenção para prevenir furtos e exposição de informações estratégicas da Amend.
• No local de trabalho, é preciso estar atento à circulação de e-mails e de documentos confidenciais, não os deixando expostos na mesa ou na tela do computador e certificando-se de que eles chegarão ao destinatário correto e sem desvios.
• Senhas e outros códigos de acessos aos sistemas internos também merecem atenção especial por serem individuais e intransferíveis. Por isso, é necessário manter a confidencialidade garantindo que não sejam divulgados; evitar anotá-los em papéis ou mídias de fácil acesso; e alterar a autenticação sempre que existir indicações de possíveis comprometimentos do sistema ou da própria senha.
• O colaborador que trabalha com informações confidenciais impressas deve mantê-las em uma gaveta trancada quando se ausenta de sua mesa.
• Ao se ausentar da mesa de trabalho, ainda que por breve período, o colaborador deverá bloquear a tela do dispositivo eletrônico no qual estiver trabalhando (como computador, notebook, tablet, smartphone ou outros), evitando o acesso por terceiros a informações constantes na tela.
• Todo e qualquer evento que coloque em risco a segurança da informação deverá ser comunicado à área de Tecnologia da Informação e ao Encarregado de Proteção de Dados, responsáveis pela guarda da Política de Segurança da Informação.
Na internet e redes sociais:
• A Amend incentiva o uso ético, seguro e legal das redes sociais, tais como Facebook, LinkedIn, Pinterest, blogs, Instagram, Youtube, Twitter e TikTok, recomendando apenas que todos os colaboradores tenham uma postura adequada no uso destes ambientes eletrônicos.
• Não é permitida a publicação e divulgação de imagens, comentários, bem como quaisquer informações privilegiadas ou restritas relacionados à Amend, seus colaboradores e clientes.
• Os colaboradores devem evitar o acesso de dispositivos móveis à rede de internet de locais públicos, muitas vezes gratuita, como shoppings, cafés, restaurantes, salas de reuniões e outras áreas desprotegidas. Quando não estiver operando com a internet residencial, a opção mais segura é compartilhar a internet de seu aparelho celular.
9.15. CONTRATOS E REGISTROS CONTÁBEIS
As informações contábeis da Amend atendem aos requisitos legais e às melhores práticas. Isso garante a gestão sustentável que a torna um exemplo de administração. A Amend contrata auditorias externas para garantir a idoneidade de seus controles internos.
9.16. BRINDES E PRESENTES
Amostras ou produtos podem ser dados a clientes e outros contatos comerciais para fins comerciais legítimos, mas você somente pode dar amostras ou produtos se estiver autorizado a fazê-lo, seguindo o procedimento aprovado pelas lideranças. De maneira similar, receber amostras de produtos de fornecedores em potencial para fins comerciais legítimos é permitido. Contudo, será necessária a aprovação prévia do Departamento de Marketing se você estiver dando quaisquer amostras ou produtos a funcionários públicos.
A aceitação de brindes e presentes é limitada ao valor de R$ 200,00 (duzentos reais). Caso o valor ultrapasse o estabelecido pela Amend, o item deverá ser encaminhado para o Departamento de Compliance para ser destinado à doação. Essas ofertas devem ser encaradas com imparcialidade, não interferindo na objetividade de relacionamento com o ofertante.
Não é permitido o recebimento de qualquer valor monetário a título de brindes e/ou presentes.
Todo colaborador que receber um brinde ou presente, mesmo que dentro do parâmetro estabelecido no presente Código, deverá informar o recebimento no Canal de Ética.
O recebimento de brindes de valor simbólico (como lápis, agenda, calendário, chaveiro) não precisa ser reportado.
9.17. CONVITES E HOSPITALIDADES
O recebimento de hospitalidade, convites para eventos, cursos e ofertas similares deve ocorrer de acordo com elevados padrões éticos e de integridade. Não pode estar atrelado à obtenção de ganhos pessoais indevidos, recompensa por um negócio fechado ou troca de favores ou benefícios, seja de forma implícita ou explícita.
Convites para palestrar e participar de eventos em nome da Amend podem ser aceitos, desde que aprovados pelo Departamento de Marketing e/ou Recursos Humanos.
Com relação a convites de refeições, podem ser aceitos desde que em um contexto de discussão de negócios relevante para a empresa, e é necessário que as pessoas envolvidas sejam diretamente ligadas ao tema. Além disso, preferencialmente um colega ou gestor deve acompanhar o colaborador convidado.
Todo colaborador que receber convites ou hospitalidade, mesmo que dentro do parâmetro estabelecido no presente código de conduta, deverá informar o recebimento no Canal de Ética.
9.18. VENDA DE PRODUTOS PARA COLABORADORES
Todos os colaboradores da Amend participam de diversas formas do desenvolvimento e da fabricação de produtos cosméticos de alta qualidade, tendo condições especiais definidas pelo departamento de Recursos Humanos para adquiri-los. A aquisição desses produtos deve se destinar ao uso próprio ou ao de familiares e amigos.
A Amend concede uma cota mensal para a compra de produtos, sendo vedada a compra em caráter de mercancia (compra para revenda).
9.19. PARTICIPAÇÃO POLÍTICA, EM ENTIDADES DE CLASSE E AFINS
A Amend respeita a pluralidade política de seus colaboradores e de todas as pessoas com quem se relaciona, e acredita que o debate político é saudável na medida em que promove a democracia e a diversidade de ideias, mas também reconhece que a opção partidária é individual e, por isso, mantém um posicionamento neutro em períodos de eleição política e incentiva a mesma imparcialidade entre no ambiente de trabalho, não sendo permitida a distribuição de material político-partidário em suas dependências físicas ou em ambiente virtual (como grupos de WhatsApp e outros).
Todo cidadão brasileiro tem o direito de se candidatar a cargos políticos, e a Amend respeita tal decisão quando tomada por um colaborador, desde que a atitude não interfira em suas responsabilidades profissionais.
No caso de o Colaborador ocupar cargos ou exercer participação de qualquer natureza em entidades externas sem correlação às suas atividades na Amend, ele deve comunicar por escrito ao Departamento de Recursos Humanos, para avaliação de possíveis conflitos de interesse ou de concorrência com o horário de trabalho.
9.20. PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Todos nós temos a obrigação de tratar as informações pessoais que recebemos de forma responsável e de acordo com a legislação aplicável, seja ela decorrente da atividade profissional ou outras normas aplicáveis ao detentor destas informações, as quais podem ser utilizadas para identificar ou localizar os nossos clientes pessoas físicas e os funcionários, colaboradores e parceiros de nossos clientes pessoas jurídicas.
São consideradas informações pessoais, mas não se limitam a, nome, datas e locais de nascimento, endereços residenciais, comerciais ou eletrônicos, números de cadastros públicos ou privados (RG, CPF, NIT/PIS, CNH etc.), contas em mídias sociais, entre outros que permitam a identificação ou individualização de qualquer indivíduo.
No uso destes dados, é nossa responsabilidade e compromisso:
a) respeitar e fazer cumprir as normas de privacidade destas informações, observando inclusive o país de coleta, consentimento, processamento ou utilização, bem como a nacionalidade do detentor destes dados;
b) garantir que nossos parceiros também atuem com o mesmo padrão de respeito e observância a estas normas sempre que tenham acesso, processem ou se utilizem destes dados pessoais, dando acesso a estes apenas quando houver interesse comercial legítimo nesta utilização;
c) sempre que se fizer necessária à coleta e utilização de dados pessoais, apenas fazê-lo para as finalidades para as quais eles foram fornecidos, tornando-os, sempre que possível, não identificáveis ou agregá-los de maneira a impedir a individualização dos detentores;
d) adotar cautela e as medidas necessárias para impedir o acesso não autorizado ou perda acidental de informações pessoais, comunicando imediatamente os responsáveis e potenciais vítimas destas ocorrências para adoção das medidas e procedimentos necessários à espécie.
Para maiores detalhes sobre como atuamos, inclusive consoante a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD), acesse a nossa Política de Privacidade e Proteção de Dados em https://www.amend.com.br/privacy-cookies.html
9.21. UTILIZAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Todo e qualquer sistema de informação, disponibilizado, vinculado ou acessado enquanto no exercício de nossas atividades profissionais, deve sê-lo para fins lícitos e moralmente coerentes com os princípios e valores da Amend, sendo considerada falta grave a comunicação ou visualização de materiais de caráter discriminatório, relativos a assédio, sexualmente explícito, ofensivo ou impróprio, salvo se efetivamente vinculados a um trabalho específico e previamente comunicado e autorizado pela Amend.
O ambiente e suporte tecnológico da Amend não deve ser utilizado para acessar, baixar, fomentar ou distribuir sistemas ou softwares de entretenimento, jogos ou quaisquer outras finalidades desconexas com o exercício da atividade profissional que realizamos.
O acesso à música, vídeos ou outras formas de entretenimento deve ser sempre licenciado ao uso particular e, ainda assim, respeitando o ambiente profissional, cultura e princípios morais e éticos da Amend.
Se a Amend fornecer computador, telefone celular ou outra tecnologia portátil, bem como softwares ou sistema de acesso e armazenamento de dados em nuvem, estes devem ser utilizados de forma apropriada e de acordo com as políticas da Amend, independente do horário de expediente ou durante a viagem, vinculando-se a posse e uso dos equipamentos fornecidos.
Da mesma forma, no uso dos equipamentos, e-mails e contas de acesso a software ou sites fornecidos pela Amend — ainda que instalados ou acessados por equipamentos particulares —, nenhum de nós deve ter qualquer expectativa de privacidade, estando ciente de que qualquer coisa escrita, salva, transmitida ou registrada por estes meios disponibilizados pode ser vista e acessada pela Amend sem comunicação prévia, sempre respeitando as leis aplicáveis.
10. RELACIONAMENTO COM O PÚBLICO EXTERNO
10.1. NOSSOS CLIENTES
Os investimentos da Amend e o trabalho de suas equipes são dedicados a criar e a produzir produtos cosméticos de alta qualidade pensando no cliente final. A Amend não mede esforços para cumprir todos os direitos do consumidor previstos em lei, buscando superar as expectativas de quem entra em contato com a marca por qualquer uma das vias disponíveis.
10.2. NOSSOS PARCEIROS COMERCIAIS
Os produtos da Amend chegam aos clientes por meio de seus diversos canais de venda e são levados para todas as regiões do Brasil e até mesmo para outros países.
O relacionamento da Amend com os parceiros comerciais ultrapassa o conceito básico das relações comerciais e é baseado em expectativas concretas identificadas junto a eles. Essa relação é norteada por princípios como clareza, respeito, profissionalismo e participação.
10.3. NOSSOS FORNECEDORES DE MATERIAIS OU SERVIÇOS
São considerados fornecedores quaisquer pessoas, físicas ou jurídicas, contratadas pela Amend para prestação de serviços ou comercialização de seus produtos. Não será admitida a contratação de fornecedores não alinhados com os nossos valores e que se utilizam de mão de obra escrava ou infantil, trabalho forçado ou em situação semelhante. Todos os fornecedores que mantêm relacionamento com a Amend receberão uma cópia do presente Código, a ele também aderindo.
Esperamos que nossos fornecedores operem de forma ética e de acordo este Código de Ética e Conduta e com seus próprios códigos de ética conduta, bem como observem todas as leis e regulamentos aplicáveis, incluindo as leis anticorrupção.
Com relação aos nossos colaboradores, esperamos que relatem qualquer situação de possível violação do Código de Ética e Conduta por um de nossos fornecedores. Esses relatos serão avaliados e os dados dos responsáveis pelos relatos serão mantidos confidenciais, na medida em que permitido por lei.
10.4. ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS
Nossos colaboradores e representantes não deverão fornecer qualquer item de valor a funcionários públicos em nome da Amend, sem prévia aprovação do Departamento de Compliance. Um “item de valor” inclui, entre outros, a oferta de brindes, presentes, viagens, entretenimentos, empregos e outras ofertas. Funcionários públicos atuais ou ex-funcionários públicos somente serão contratados se as leis e regulamentos locais foram rigorosamente cumpridos e se houver prévia aprovação do Departamento de Compliance. Em fiscalizações de qualquer natureza, os Colaboradores são orientados a cooperar, prestando objetivamente as informações conforme a legislação determina.
10.5. NOSSOS CONCORRENTES
A Amend respeita as demais empresas que atuam no ramo de cosméticos e assegura uma concorrência saudável, isenta de espionagem ou outras práticas que não estejam associadas a métodos leais e legais.
Não admitimos comentários e/ou críticas que possam afetar a imagem de nossos concorrentes ou que contribuam para a divulgação de boatos sobre eles. É vedado a quaisquer colaboradores e representantes adotar ato contrário às leis anticoncorrenciais.
Se houver a suspeita de divulgação de boatos ou de violação das leis anticoncorrenciais, por parte de qualquer pessoa que se relacione com a Amend, o fato deverá ser comunicado imediatamente ao Departamento de Compliance para a devida verificação e tomada das medidas cabíveis.
10.6. IMPRENSA
O contato com agentes de imprensa e comunicação pública é essencial para difundir os pontos fortes e capacidades da Amend, mas deve ser feita sempre com extrema cautela para proteger nossa reputação.
Toda interação com agentes de imprensa e comunicação pública deve ser realizada pelo Departamento de Marketing da Amend e observar os princípios e valores desta instituição.
Não forneça informações sobre o Amend caso seja contatado jornalistas ou profissionais de imprensa. nenhum colaborador está autorizado a transmitidas sem prévia autorização da área de comunicação de sua unidade de negócio ou da comunicação corporativa.
Ao ser convidado para fazer palestras, prestar informações para trabalhos acadêmicos ou escrever artigos sobre o Amend, é importante que o colaborador solicite também autorização prévia ao Departamento de Marketing, e que juntos, definam o que pode ser divulgado sem ferir critérios de confidencialidade ou causar prejuízos.
As dúvidas devem ser compartilhadas com a área de comunicação correspondente que, eventualmente, ajudará com informações que possam acrescentar ao trabalho ou à palestra do colaborador e que não sejam prejudiciais ao Amend.
10.7. SOCIEDADE
A relação da Amend com a sociedade vai além dos produtos e serviços disponíveis nas lojas. Por isso, a Amend assumiu o compromisso de contribuir para um mundo mais inclusivo, acolhedor, acessível, sustentável, participativo e belo, desenvolvendo projetos, patrocínios, visitas institucionais e relatórios de sustentabilidade, visando estreitar seu relacionamento com todos os públicos.
Apoiamos ações que promovam o avanço e desenvolvimento social das comunidades locais onde estamos de alguma forma inseridos, atendendo nossa missão, visão e valores.
10.8. MEIO AMBIENTE
Na Amend, nossa ambição é inovar e promover um impacto social, econômico e ambiental positivo no mundo. Dessa forma, estamos constantemente buscando formas de reduzir nosso impacto ambiental e ajudar nossos colaboradores, comunidades e terceiros a fazer o mesmo.
Como colaborador ou pessoa que se relaciona com a Amend, você deve sempre cumprir todas as leis e regulamentos ambientais locais e internacionais aplicáveis. Você também deve cumprir todas as políticas e procedimentos internos e assegurar que haja processos em prática para que tenhamos todas as licenças locais e internacionais necessárias para funcionar e que medidas proativas sejam adotadas em nossas operações para reduzir nosso impacto no meio ambiente.
Se faz importante que todos os colaboradores da Amend contribuam diariamente para o bem-estar coletivo e a proteção ao meio ambiente, adotando boas práticas, como o uso de EPI’s - equipamentos de proteção individuais adequados à sua atividade, respeito às regras de separação de matéria prima, transporte e manuseio de produtos, bem como às regras de descarte de resíduos, reciclagem, entre outras questões sobre o tema.
11. GESTÃO DO CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
Situações conflitantes com o disposto no Código de Ética ou que não sejam por ele contempladas podem surgir de modo inesperado no cotidiano das pessoas. Nesse caso, qualquer um pode contatar os meios de comunicação descritos neste Código, que analisará e esclarecerá as dúvidas e os casos específicos.
A gestão e alteração deste Código de Ética e Conduta é de responsabilidade do Departamento de Compliance, que tem como função assegurar a compreensão deste documento, receber e gerenciar manifestações e denúncias de não conformidade aos princípios e aos valores da Amend.
A deliberação sobre os casos é de responsabilidade do Comitê de Ética e Compliance.
11.1. INFRAÇÕES AO CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA
A Amend determina que sejam conhecidas e cumpridas as disposições deste Código e demais políticas que o suportam e disciplinam a atuação dos Colaboradores e terceiros.
Sempre que forem identificados casos de descumprimento deste Código de Ética e Conduta, eles devem ser reportados ao Canal de Ética para que recebam tratamento adequado.
Quando for o caso, o descumprimento deste Código de Ética e Conduta implicará em penalidades de acordo com a gravidade do fato, podendo ser aplicadas as seguintes:
‒ advertência verbal;
‒ advertência por escrito;
‒ suspensão;
‒ demissão sem justa causa;
‒ demissão por justa causa;
- rescisão contratual.
O Comitê terá o prazo máximo de 45 dias, prorrogável por igual período, para adotar as medidas investigativas e elaborar parecer.
A aplicação de penalidades deve ser feita, tanto quanto possível, logo em seguida à falta cometida, sob pena de caracterizar o perdão tácito. Admite-se um período maior para a aplicação de penalidade quando a falta requerer apuração de fatos e das devidas responsabilidades.
As sanções devem ser justas, razoáveis e proporcionais à falta cometida. Faltas semelhantes devem receber sanções semelhantes.
O sigilo e a confidencialidade serão garantidos.
Caso a denúncia recaia sobre qualquer integrante do Comitê este será automaticamente afastado de suas funções, prosseguindo com o remanescente.
O Comitê é independente e lhe cabe a adoção das medidas corretivas e disciplinares aplicáveis ao caso, acompanhado pelo setor de Recursos Humanos, sempre se respeitando o amplo direito de defesa do investigado e o contraditório.
Será eleito, dentre os membros do Comitê, um líder que será responsável por estabelecer os procedimentos a serem observados nos procedimentos investigatórios e de auditoria.
Como forma de garantir a sua independência, nenhum outro membro da Amend interferirá nas atividades e decisões do Comitê.
Não serão admitidas, e muito menos toleradas, retaliações ou ameaças aos denunciantes, ainda que o Comitê constate que a denúncia não procede, mas tenha sido de boa-fé.
Qualquer tipo de retaliação representa uma infração ao presente Código, devendo tal fato ser reportado imediatamente ao Comitê para providências.
Caso você seja interrogado, como parte ou testemunha de um processo de investigação, mantenha a calma, coopere, seja honesto e sincero nas respostas às perguntas formuladas, preserve os documentos e informações até o fim das investigações.
Se for investigado, o seu direito de defesa e o contraditório serão preservados.
Se for testemunha, fale a verdade, não queira proteger ninguém, a sua identidade será preservada.
A investigação tem como objetivo a apuração dos fatos, e isso não necessariamente levará à procedência da denúncia e/ou à aplicação de qualquer penalidade.
12. CANAL DE CONTATO EM CASO DE PREOCUPAÇÕES OU DENÚNCIAS
Preocupações, sugestões de aprimoramento ou denúncia de violação deste Código ou de políticas, princípios e valores da Amend poderão e deverão ser comunicadas, de forma anônima, através dos canais de comunicação disponibilizados pela Amend:
VIA INTERNET: https://amend.becompliance.com/canal-etica/canal-denuncias
VIA TELEFONE: 0800-591-3457
VIA E-MAIL: compliance@amend.com.br
PRESENCIALMENTE, a qualquer colaborador em posição de liderança, sendo transmitida imediatamente ao Departamento de Compliance.
As comunicações podem dizer respeito a quaisquer desvios das diretrizes deste Código, seja em relação a que pessoa for, sendo respeitada e garantida a confidencialidade.
Nós ainda incentivamos e recomendamos a consulta e troca de informações com seus pares, superiores e supervisores, especialmente em caso de dúvidas ou sugestões de aprimoramento, de forma que todos estejam engajados na implementação e fiel execução deste Código.
13. ATUALIZAÇÕES
Este Código estará em constante e eterna atualização e aprimoramento, bem como sua leitura, revisão e denúncias de violações serão sempre respeitadas e incentivadas, mantendo a pessoa de cada colaborador, cliente e parceiro no local de destaque.
14. TERMO DE ADESÃO E COMPROMISSO AO CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA AMEND
Declaro que recebi o Código de Ética e Conduta da Amend Cosméticos e que, depois de ler e entender seu conteúdo, estou ciente e de concordo com as regras contidas neste documento, e assumo o compromisso de seguir os princípios deste Código em meu relacionamento com a Amend.
Também declaro ciência de que o Código de Ética e Conduta da Amend Cosméticos está disponível para consulta permanente no endereço eletrônico https://amend.becompliance.com/canal-etica/canal-denuncias e que, em caso de dúvidas, ou para relatar fatos e comportamentos em desacordo com o Código, a Amend Cosméticos disponibiliza o Canal de Ética, acessível pelo endereço eletrônico https://amend.becompliance.com/canal-etica/canal-denuncias ou pelo telefone 0800-591-3457.